Tandartspraktijk telefonisch onbereikbaar? Vijf oplossingen

Waarom is een tandartspraktijk zo moeilijk telefonisch bereikbaar?

Omdat de mensen die de telefoon moeten opnemen ook aan de stoel staan. In veel Belgische praktijken assisteert dezelfde persoon bij de behandeling, maakt ze de afspraken en ontvangt ze de patiënten. Tijdens een behandeling gaat de telefoon dus over zonder dat iemand opneemt.

Daar komen de piekmomenten bij: net na de opening, rond de middag en na de schooluren bellen veel patiënten tegelijk. Wie dan de bezettoon of het antwoordapparaat krijgt, belt later terug, stuurt een e-mail of zoekt een andere praktijk.

Waarover bellen patiënten eigenlijk?

Veel oproepen gaan over vragen met een vast antwoord. Houd twee weken een turflijst bij aan de balie en u ziet waarschijnlijk dezelfde onderwerpen terugkomen:

• Praktisch: openingsuren, adres, parkeren, of u nieuwe patiënten aanneemt.
• Afspraken: een afspraak maken, verplaatsen of annuleren.
• Kosten: wat een behandeling kost en wat de mutualiteit terugbetaalt.
• Pijn of spoed: kan ik vandaag nog terecht, wat doe ik in het weekend?

Alleen die laatste groep heeft echt iemand van de praktijk nodig, en zelfs daar is de eerste stap vaak een doorverwijzing.

Welke oplossingen hebt u voor een overbelaste telefoon?

Er zijn vijf gangbare oplossingen. Ze sluiten elkaar niet uit; veel praktijken combineren er twee.

1. Vaste belmomenten en een duidelijke boodschap. Gratis, maar de patiënt moet zich aan uw uren aanpassen.
2. Een extra onthaalmedewerker. De meest persoonlijke oplossing en ook de duurste. In wat een onthaalmedewerker kost rekenen we dat uit.
3. Een telesecretariaat. Mensen van een extern bureau nemen op in uw naam. Per oktober 2026 begint Ringphone bij €114,17 per maand excl. btw voor 25 oproepen, en vermeldt Solutel een medisch telesecretariaat vanaf €95,60 per maand incl. btw.
4. Een AI-telefoonassistent. Software neemt de oproep aan, praat met de patiënt en boekt in een gekoppelde agenda. In onze vergelijking leest u welke aanbieders in België actief zijn.
5. Een AI-receptionist op uw website. Een chatvenster beantwoordt de vragen van patiënten die uw site bezoeken, ook als de telefoon bezet is. Dat is wat Owivo doet.

Welke telefoontjes kan een chat op uw website overnemen?

Alle vragen waarvan het antwoord op uw website, in uw agenda of in de RIZIV-tarieftabel staat. Patiënten zoeken uw praktijk bijna altijd eerst op via Google of uw website. Krijgen ze daar meteen een antwoord, dan hoeven ze niet te bellen.

Owivo is een chat, geen telefoonassistent. Het neemt de telefoon dus niet op. Het vangt de vragen op vóór de patiënt naar de telefoon grijpt:

• Openingsuren, adres en nieuwe patiënten, per locatie.
• Afspraken rechtstreeks in Progenda (nu Helena Pro Agenda) of in Google Agenda, zie online afspraken.
• Kosten met honorarium, terugbetaling en remgeld uit de officiële tabel, zie RIZIV-tarieven.
• Een vraag die een mens nodig heeft, gaat met het volledige gesprek naar uw team.

Wat moet een patiënt na de openingsuren te zien krijgen?

Een duidelijk antwoord op de vraag "waar kan ik nu terecht?". Een antwoordapparaat met alleen uw openingsuren helpt een patiënt met kiespijn op zaterdag niet verder.

Owivo kijkt naar het uur en de dag en verwijst zo door:

• Bij levensgevaar: 112.
• In het weekend en op feestdagen tussen 09:00-18:00: de tandartsenwachtdienst op 0903 399 69.
• Daarbuiten: 1733.
• Tijdens uw openingsuren: het nummer van uw praktijk.

Wie geen spoed heeft, kan 's avonds gewoon een afspraak boeken. Die staat de volgende ochtend in uw agenda, zonder dat iemand moest terugbellen.

Hoe begint u?

1. Tel twee weken lang welke vragen telefonisch binnenkomen.
2. Zet de antwoorden op de vijf meest gestelde vragen zichtbaar op uw website.
3. Kies welke van de vijf oplossingen bij uw praktijk past. Een chat op de website kunt u in een namiddag testen.

Owivo kost € 129 per maand voor één tandarts met één locatie (Solo), € 295 per maand tot 2 locaties (Praktijk) en € 245 per locatie per maand vanaf 3 locaties (Groep). Alle details staan op de prijzenpagina.

Probeer Owivo 30 dagen gratis, zonder kredietkaart.