Laatst bijgewerkt: 2026-10-05.

Versie 2026-10-05

Algemene voorwaarden

Owivo, de AI-receptie voor tandartspraktijken

Deze voorwaarden gelden tussen Owivo en de tandartspraktijk die een Owivo-omgeving aanmaakt. Ze gelden alleen tussen ondernemingen: Owivo verkoopt niet aan consumenten.

Inhoud

1. Wie we zijn
2. Begrippen
3. Totstandkoming en aanvaarding
4. De dienst
5. Geen zorgverlening
6. Account en gebruikers
7. Proefperiode, abonnement en prijzen
8. Facturatie en betaling
9. Verplichtingen van de praktijk
10. Persoonsgegevens
11. Vertrouwelijkheid
12. Intellectuele eigendom
13. Koppelingen met andere diensten
14. Beschikbaarheid en ondersteuning
15. Aansprakelijkheid
16. Opschorting
17. Duur, opzegging en einde
18. Wijzigingen
19. Slotbepalingen
20. Toepasselijk recht en geschillen

1. Wie we zijn

2. Begrippen

2.1 Owivo: de onderneming in artikel 1.

2.2 De praktijk: de tandartspraktijk, natuurlijke persoon of rechtspersoon, die een Owivo-omgeving aanmaakt en de dienst gebruikt voor haar beroepsactiviteit.

2.3 De dienst: de AI-receptie van Owivo, met het chatvenster voor de website van de praktijk, de omgeving van de praktijk op app.owivo.com, de agendakoppelingen en alles wat daarbij hoort.

2.4 De assistent: het chatvenster dat patiënten op de website van de praktijk te woord staat.

2.5 Gebruiker: een medewerker van de praktijk met een eigen login in de omgeving van de praktijk.

2.6 Patiënt: elke persoon die de assistent gebruikt, ook iemand die nog geen patiënt is.

2.7 Gegevens van de praktijk: alles wat de praktijk of haar patiënten in de dienst ingeven, waaronder gesprekken, contacten, afspraken, kennis en bestanden.

2.8 Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst tussen Owivo en de praktijk, te lezen op app.owivo.com/verwerkersovereenkomst.

3. Totstandkoming en aanvaarding

3.1 De overeenkomst komt tot stand wanneer de praktijk bij de registratie het vakje aanvinkt waarmee zij deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst aanvaardt, en haar omgeving aanmaakt. Wie dat doet, verklaart bevoegd te zijn om de praktijk te verbinden.

3.2 De praktijk kan deze voorwaarden voor de aanvaarding lezen, afdrukken en als PDF bewaren op app.owivo.com/terms. Owivo bewaart welke versie door wie en wanneer aanvaard werd.

3.3 De overeenkomst bestaat uit, in deze volgorde van voorrang bij tegenstrijdigheid: de verwerkersovereenkomst voor alles wat persoonsgegevens betreft, deze voorwaarden, en de prijzen en het plan die de praktijk in haar omgeving kiest. Algemene voorwaarden van de praktijk gelden niet.

4. De dienst

4.1 De assistent beantwoordt vragen van patiënten op de website van de praktijk, ook buiten de openingsuren, op basis van de kennis die de praktijk ingeeft en de informatie op haar website. Hij geeft informatie over tarieven, stelt vrije momenten voor, boekt, verplaatst en annuleert afspraken, en geeft een gesprek door aan een medewerker wanneer dat nodig is.

4.2 De assistent gebruikt een taalmodel. Een antwoord van een taalmodel kan onvolledig of fout zijn. Owivo beperkt dat met instructies, met de kennis van de praktijk en met vaste regels: de assistent geeft geen diagnose en geen medisch advies, en verwijst bij twijfel naar de praktijk.

4.3 Tarieven. Voor de officiële RIZIV-tarieven gebruikt Owivo de bedragen die het RIZIV publiceert en houdt Owivo die bij. Owivo verbindt zich ertoe die bedragen zorgvuldig over te nemen en te actualiseren. Het tarief dat de assistent noemt is een indicatie; het tarief dat de tandarts na het onderzoek aanrekent, geldt. De eigen honoraria, supplementen en voorwaarden van de praktijk geeft de praktijk zelf in en vallen onder haar verantwoordelijkheid.

4.4 AI-melding. Owivo is de aanbieder van de assistent in de zin van de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689). De assistent vermeldt bij elk antwoord dat het om een AI-assistent gaat (artikel 50, lid 1 van die verordening). De praktijk verbergt of verwijdert die vermelding niet en stelt de assistent niet voor als een mens.

4.5 Owivo mag de dienst verbeteren en aanpassen. Een wijziging die een wezenlijke functie weghaalt, valt onder artikel 18.

5. Geen zorgverlening

5.1 Owivo is geen zorgverlener en de assistent is geen medisch hulpmiddel. De assistent stelt geen diagnose, geeft geen behandeladvies en bepaalt niet hoe dringend een klacht is. Hij geeft alleen de informatie die de praktijk zelf vastlegt, zoals het nummer van de wachtdienst of de raad om 112 te bellen bij een levensbedreigende situatie.

5.2 De praktijk blijft verantwoordelijk voor de zorg aan haar patiënten, voor haar patiëntendossier en voor de beslissing welke afspraak een patiënt krijgt.

6. Account en gebruikers

6.1 De praktijk geeft juiste gegevens op en houdt ze bij, in het bijzonder het e-mailadres waarop Owivo meldingen stuurt.

6.2 Elke gebruiker heeft een eigen login. De praktijk houdt wachtwoorden geheim, geeft alleen toegang aan mensen die voor haar werken en beperkt die toegang tot wat zij nodig hebben. Zij trekt de toegang in wanneer iemand vertrekt.

6.3 De praktijk meldt Owivo meteen wanneer zij vermoedt dat iemand zonder toestemming toegang heeft tot haar omgeving.

7. Proefperiode, abonnement en prijzen

7.1 Plannen. Owivo biedt het plan Praktijk en het plan Groep aan, maandelijks of jaarlijks gefactureerd, en een Partner-plan op aanvraag. De prijzen en de grenzen per plan staan op owivo.com en in de omgeving van de praktijk op het moment dat zij een plan kiest. Prijzen zijn exclusief btw.

7.2 Proefperiode. Een nieuwe praktijk krijgt dertig dagen gratis het plan Praktijk, zonder betaalgegevens. Owivo stuurt een herinnering zeven en twee dagen voor het einde. Kiest de praktijk geen plan, dan wordt de omgeving aan het einde van de proefperiode gepauzeerd: de assistent antwoordt niet meer en de gegevens blijven bewaard. Owivo verwittigt de eigenaar van de omgeving minstens zeven dagen voor de verwijdering en verwijdert de omgeving met alle gegevens ten vroegste dertig dagen na de pauze, tenzij de praktijk intussen een plan kiest.

7.3 Verlenging. Een abonnement loopt per maand of per jaar en wordt telkens stilzwijgend verlengd voor dezelfde periode, tot de praktijk opzegt. De praktijk kan op elk moment opzeggen, tot de laatste dag van de lopende periode (artikel 17).

7.4 Bijkomende vestigingen. In het plan Groep zitten drie vestigingen. Elke bijkomende actieve vestiging kost het bedrag per maand dat op owivo.com staat (vandaag EUR 245 exclusief btw) en wordt aan het einde van elke maand aangerekend op basis van het aantal actieve vestigingen.

7.5 Vermelding van Owivo. In het plan Praktijk staat een kleine vermelding van Owivo in het chatvenster. De praktijk kan die laten weghalen voor het bedrag op owivo.com (vandaag EUR 29 per maand of EUR 290 per jaar, exclusief btw).

7.6 Wijziging van plan. Een overstap naar een hoger plan of een extra optie geldt meteen; het verschil voor de rest van de lopende periode wordt meteen gefactureerd. Een overstap naar een lager plan geldt vanaf de volgende periode. Van maandelijks naar jaarlijks gaat meteen, met verrekening van de rest van de maand; van jaarlijks naar maandelijks gaat in aan het einde van het lopende jaar.

7.7 Prijswijziging. Owivo kan zijn prijzen aanpassen om een geldige reden, zoals hogere kosten van de onderliggende diensten, de inflatie of een uitbreiding van de dienst. Owivo meldt een nieuwe prijs minstens dertig dagen vooraf per e-mail. De nieuwe prijs geldt vanaf de eerste periode die na die termijn begint. Gaat de praktijk niet akkoord, dan kan zij kosteloos opzeggen tegen die datum.

8. Facturatie en betaling

8.1 Owivo factureert vooraf, bij het begin van elke maand of elk jaar. Een plan dat tijdens de proefperiode gekozen wordt, wordt pas aangerekend bij het einde van de proefperiode.

8.2 Op de prijzen komt de Belgische btw van 21 procent. De praktijk geeft haar btw-nummer en facturatiegegevens correct op en houdt ze bij.

8.3 Owivo bezorgt elke factuur elektronisch: als PDF in de omgeving van de praktijk onder Abonnement en als elektronische factuur via het Peppol-netwerk.

8.4 De betaling verloopt via Stripe, met kaart, SEPA-domiciliëring of Bancontact. Owivo bewaart zelf geen volledige kaartgegevens. Stripe verwerkt de betaling volgens zijn eigen voorwaarden.

8.5 Een factuur is betaalbaar op de vervaldag die erop staat, en anders binnen dertig dagen na ontvangst.

8.6 Mislukt een betaling, dan probeert Stripe opnieuw. Staat het bedrag drie dagen na de eerste mislukte poging nog open, dan kan Owivo de assistent pauzeren volgens artikel 16.2.

8.7 Een onbetaald bedrag brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest op van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, en een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van EUR 40 (artikel 6 van die wet), onverminderd een hogere vergoeding voor bewezen invorderingskosten.

8.8 Betwist de praktijk een factuur, dan meldt zij dat schriftelijk en gemotiveerd binnen dertig dagen na de factuurdatum. Doet zij dat niet, dan wordt de factuur vermoed aanvaard te zijn, behoudens tegenbewijs.

8.9 Owivo betaalt een vooruitbetaald bedrag niet terug wanneer de praktijk zelf opzegt. Owivo betaalt het deel voor de niet-gebruikte periode wel terug wanneer de overeenkomst eindigt door een tekortkoming van Owivo, door de stopzetting van de dienst (artikel 17.4) of door een opzegging na een wijziging waarmee de praktijk niet akkoord gaat (artikelen 7.7 en 18).

9. Verplichtingen van de praktijk

9.1 De praktijk gebruikt de dienst alleen voor haar eigen praktijk en volgens de wet, waaronder de regels over gegevensbescherming, het beroepsgeheim en de deontologie van haar beroep.

9.2 De praktijk zorgt ervoor dat de kennis, de openingsuren, de afspraaktypes, de eigen tarieven en de andere instellingen die zij ingeeft juist en actueel zijn.

9.3 De praktijk plaatst het chatvenster alleen op haar eigen website, of op een website waarvoor zij bevoegd is.

9.4 De praktijk licht haar patiënten in over het gebruik van Owivo in haar privacyverklaring. Bijlage 4 van de verwerkersovereenkomst bevat een tekst die zij daarvoor kan gebruiken.

9.5 Het chatvenster bewaart enkele gegevens in de browser van de bezoeker (zie de cookieverklaring op app.owivo.com/cookies). De praktijk vermeldt dat in de cookieverklaring van haar website en vraagt, als de wet dat vereist, de toestemming van de bezoeker met haar eigen toestemmingsbanner.

9.6 De praktijk gebruikt de dienst niet om: reclame of berichten te sturen naar mensen die daar niet om vroegen; de dienst te verstoren of te overbelasten; toegang te zoeken tot gegevens van een andere praktijk; de dienst na te bouwen, te ontleden of de broncode te achterhalen buiten wat de wet toelaat; of de dienst te gebruiken om een concurrerend product te ontwikkelen.

10. Persoonsgegevens

10.1 Voor de gegevens van patiënten is de praktijk verwerkingsverantwoordelijke en Owivo verwerker. De verwerkersovereenkomst regelt dat en maakt deel uit van deze overeenkomst.

10.2 Voor de gegevens van de gebruikers, de facturatie en de werking van owivo.com is Owivo zelf verwerkingsverantwoordelijke. De privacyverklaring op app.owivo.com/privacy legt uit wat Owivo daarmee doet.

10.3 Owivo gebruikt de gegevens van de praktijk alleen om de dienst te leveren. Owivo verkoopt ze niet, deelt ze niet met andere klanten en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.

10.4 De praktijk kan haar gesprekken en contacten op elk moment zelf als CSV exporteren, onder Instellingen, Gegevens en privacy. Wat niet in die export zit, bezorgt Owivo op vraag volgens artikel 15 van de verwerkersovereenkomst.

11. Vertrouwelijkheid

11.1 Elke partij houdt vertrouwelijk wat zij van de andere partij te weten komt en dat niet openbaar is, en gebruikt het alleen voor deze overeenkomst. Dat blijft gelden tot vijf jaar na het einde van de overeenkomst. Voor patiëntgegevens geldt de geheimhouding van de verwerkersovereenkomst, zonder einddatum.

11.2 Dat geldt niet voor informatie die al openbaar is zonder fout van de ontvanger, die de ontvanger al rechtmatig kende, of die de ontvanger moet bekendmaken op grond van de wet of een beslissing van een rechter of overheid. In dat laatste geval verwittigt hij de andere partij vooraf, voor zover dat mag.

12. Intellectuele eigendom

12.1 De software, de vormgeving, de teksten en het merk van Owivo blijven eigendom van Owivo. De praktijk krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor haar praktijk en het chatvenster op haar website te plaatsen.

12.2 De gegevens van de praktijk blijven van de praktijk. De praktijk geeft Owivo alleen het recht ze te bewaren, te verwerken en door te geven voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.

12.3 Stelt de praktijk een verbetering voor, dan mag Owivo die vrij gebruiken, zonder vergoeding en zonder gegevens van de praktijk of van patiënten.

12.4 Owivo vrijwaart de praktijk tegen een vordering van een derde die stelt dat de dienst zijn intellectuele rechten schendt, op voorwaarde dat de praktijk Owivo meteen verwittigt en Owivo de verdediging laat voeren.

13. Koppelingen met andere diensten

13.1 De praktijk kan haar eigen agenda (Progenda of Google Agenda) en, als die functie aangeboden wordt, WhatsApp koppelen. Die diensten zijn leveranciers van de praktijk of afzonderlijke diensten met eigen voorwaarden. De praktijk zorgt ervoor dat zij die koppeling mag maken.

13.2 Owivo is niet verantwoordelijk voor de werking of de beschikbaarheid van die diensten. Valt een koppeling uit, dan biedt de assistent geen momenten aan uit die agenda zolang de koppeling niet werkt, en verwijst hij de patiënt naar de praktijk.

14. Beschikbaarheid en ondersteuning

14.1 Owivo streeft naar een hoge beschikbaarheid, zonder contractuele garantie van een bepaald percentage. Onderhoud gebeurt zo veel mogelijk buiten de openingsuren van tandartspraktijken. Bij uitval van het taalmodel krijgt de patiënt een vaste melding met het telefoonnummer van de praktijk.

14.2 Ondersteuning gebeurt per e-mail via info@owivo.com, op werkdagen. Owivo antwoordt zo snel mogelijk en streeft naar een antwoord binnen één werkdag.

15. Aansprakelijkheid

15.1 Owivo levert de dienst met de zorg van een professionele dienstverlener. Owivo heeft een middelenverbintenis, behalve waar deze overeenkomst uitdrukkelijk een resultaat belooft.

15.2 De totale aansprakelijkheid van Owivo onder deze overeenkomst en de verwerkersovereenkomst samen is per kalenderjaar beperkt tot het hoogste van deze twee bedragen: wat de praktijk aan Owivo betaalde in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte, of EUR 1.000.

15.3 Owivo is niet aansprakelijk voor gevolgschade zoals gederfde winst, gemiste omzet of verlies van cliënteel. Dat geldt niet voor de kosten die de praktijk redelijkerwijs maakt door een inbreuk in verband met persoonsgegevens die aan Owivo te wijten is, zoals de kosten van meldingen aan patiënten en van het herstel van gegevens. Die kosten vallen onder het bedrag van artikel 15.2.

15.4 De beperkingen van dit artikel gelden niet bij opzet of zware fout van Owivo of van iemand voor wie Owivo instaat, bij bedrog, bij schade aan het leven of de lichamelijke integriteit door een fout van Owivo, en evenmin waar de wet een beperking verbiedt. Zij raken ook de rechten van een patiënt op grond van artikel 82 AVG niet.

15.5 Owivo is niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit onjuiste of verouderde gegevens die de praktijk zelf ingeeft, uit de beslissingen die de praktijk of haar patiënten nemen, of uit een tekortkoming van een dienst die de praktijk zelf koppelt.

15.6 Owivo is niet aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht: een gebeurtenis buiten de redelijke controle van Owivo die Owivo niet kon voorzien of vermijden, zoals een grootschalige uitval van het internet of van een hostingpartner, een cyberaanval ondanks de maatregelen van Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst, of een beslissing van een overheid. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan kan elke partij de overeenkomst kosteloos beëindigen.

15.7 Een vordering tegen Owivo moet ingesteld worden binnen één jaar nadat de praktijk de schade kende of had moeten kennen.

15.8 De praktijk vrijwaart Owivo tegen vorderingen van derden, waaronder patiënten, die voortkomen uit een inbreuk van de praktijk op artikel 9 of op de wet. Owivo verwittigt de praktijk meteen en laat haar de verdediging voeren.

16. Opschorting

16.1 Owivo kan de toegang tot de dienst tijdelijk en zo beperkt mogelijk opschorten wanneer dat dringend nodig is om de veiligheid van de dienst of van gegevens te beschermen. Owivo verwittigt de praktijk meteen en heft de opschorting op zodra de reden wegvalt.

16.2 Staat een factuur drie dagen na de eerste mislukte betaling nog open, dan kan Owivo de assistent pauzeren tot de betaling binnen is. De gegevens blijven bewaard en de praktijk houdt toegang tot haar omgeving om te betalen of te exporteren.

16.3 Bij een ernstige tekortkoming van de praktijk op artikel 9 kan Owivo de dienst opschorten nadat Owivo de praktijk schriftelijk vroeg om binnen veertien dagen recht te zetten en dat niet gebeurde. Is er een onmiddellijk risico voor patiënten of voor andere praktijken, dan kan Owivo meteen opschorten en verwittigt Owivo de praktijk tegelijk.

17. Duur, opzegging en einde

17.1 De overeenkomst loopt voor onbepaalde duur, per periode van het gekozen abonnement.

17.2 De praktijk kan op elk moment opzeggen in haar omgeving onder Abonnement of per e-mail aan info@owivo.com. Het abonnement loopt dan tot het einde van de betaalde periode en wordt niet meer verlengd.

17.3 Owivo kan opzeggen met een termijn van drie maanden per e-mail. Bij een ernstige tekortkoming van de praktijk die zij niet binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling rechtzet, kan Owivo meteen beëindigen.

17.4 Stopt Owivo de dienst volledig, dan meldt Owivo dat minstens negentig dagen vooraf, betaalt Owivo het vooruitbetaalde bedrag voor de periode na de stopzetting terug en zorgt Owivo ervoor dat de praktijk haar gegevens kan exporteren.

17.5 Na het einde van de overeenkomst wordt de omgeving gepauzeerd. De praktijk kan nog dertig dagen haar gegevens exporteren of Owivo vragen ze terug te bezorgen. Daarna verwijdert Owivo de gegevens volgens artikel 15 van de verwerkersovereenkomst. Facturen die al verschuldigd waren blijven verschuldigd.

17.6 De artikelen 8.7, 11, 12, 15 en 20, en de artikelen van de verwerkersovereenkomst die naar hun aard blijven gelden, blijven gelden na het einde.

18. Wijzigingen

18.1 Owivo kan deze voorwaarden wijzigen om een geldige reden: een wijziging van de wet of van de rechtspraak, een beslissing van een toezichthouder, een wijziging van een onderliggende dienst, of een nieuwe of gewijzigde functie van de dienst.

18.2 Owivo meldt een wijziging minstens dertig dagen vooraf per e-mail, met de nieuwe tekst en wat er verandert. Gaat de praktijk niet akkoord, dan kan zij binnen die termijn kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, met terugbetaling van het vooruitbetaalde bedrag voor de periode daarna.

18.3 Een wijziging die alleen in het voordeel van de praktijk is, of die de wet oplegt met een kortere termijn, kan sneller ingaan.

18.4 Owivo wijzigt de wezenlijke kenmerken van de dienst niet eenzijdig zonder geldige reden.

19. Slotbepalingen

19.1 Kennisgevingen. Owivo schrijft de praktijk aan op het e-mailadres van de eigenaar van haar omgeving. De praktijk schrijft Owivo aan op info@owivo.com. Een e-mail geldt als schriftelijk.

19.2 Overdracht. Geen partij draagt de overeenkomst over zonder akkoord van de andere. Owivo mag de overeenkomst wel overdragen aan een vennootschap die Owivo zelf opricht of waarin de activiteit van Owivo wordt ingebracht, op voorwaarde dat die dezelfde verplichtingen overneemt. Owivo meldt dat minstens dertig dagen vooraf, en de praktijk kan binnen die termijn kosteloos opzeggen.

19.3 Nietigheid. Is een bepaling nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de andere gelden. De partijen vervangen die bepaling door een geldige die het dichtst bij haar doel komt.

19.4 Geen afstand. Een partij die een recht niet meteen uitoefent, doet daar geen afstand van.

19.5 Bewijs. De elektronische aanvaarding in de omgeving en de gegevens die Owivo daarover bewaart, gelden als bewijs tussen de partijen, behoudens tegenbewijs.

19.6 Taal. Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Een Franse of Engelse vertaling is een hulpmiddel; bij verschil geldt de Nederlandse tekst.

20. Toepasselijk recht en geschillen

20.1 Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing.

20.2 De partijen proberen een geschil eerst in der minne op te lossen. De praktijk meldt het geschil daarvoor aan info@owivo.com; de partijen zoeken binnen dertig dagen een oplossing.

20.3 Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen, bevoegd.