Laatst bijgewerkt: 2026-10-11.
Privacyverklaring
Owivo, de AI-receptie voor tandartspraktijken
Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Owivo verwerkt, waarom, hoe lang en wat uw rechten zijn. Ze volgt de artikelen 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Inhoud
- Wie verantwoordelijk is
- Bent u patiënt van een praktijk die Owivo gebruikt
- Wat Owivo voor zichzelf verwerkt
- Ontvangers
- Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
- Beveiliging
- Uw rechten
- Wijzigingen
1. Wie verantwoordelijk is
Owivo is de handelsnaam van El Jafoufi Mohamed, eenmanszaak, ondernemingsnummer 0804.140.292, Winterkoningstraat 19/101, 2170 Antwerpen, België.
Voor elke vraag over uw gegevens: info@owivo.com. Owivo heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor Owivo niet verplicht is (artikel 37 AVG). Uw vraag komt rechtstreeks bij de zaakvoerder terecht.
Owivo heeft twee rollen:
- Verwerker voor de tandartspraktijken. De gesprekken, contacten en afspraken van patiënten verwerkt Owivo in opdracht van de praktijk. De praktijk is daarvoor verantwoordelijk. Zie punt 2.
- Verwerkingsverantwoordelijke voor wat Owivo voor zijn eigen werking verwerkt: de accounts van de medewerkers van praktijken, de facturatie, de website owivo.com en de contacten met kandidaat-klanten. Zie punt 3.
2. Bent u patiënt van een praktijk die Owivo gebruikt
U sprak met de assistent op de website van uw tandartspraktijk. Uw praktijk bepaalt waarom en hoe uw gegevens verwerkt worden; Owivo doet dat alleen in haar opdracht en volgens een verwerkersovereenkomst. Uw praktijk legt in haar eigen privacyverklaring uit wat zij met uw gegevens doet.
Kort wat er gebeurt:
- Uw gesprek, uw naam en contactgegevens en uw afspraak worden bewaard in de omgeving van uw praktijk bij Owivo, op servers in de Europese Unie.
- Om een antwoord te schrijven gaat het gesprek naar een taalmodel (Claude van Anthropic) via de dienst OpenRouter. Meer daarover staat op de pagina AI-transparantie (app.owivo.com/ai-disclosure). Uw gesprek wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Boekt u een afspraak, dan schrijft Owivo die in de agenda van uw praktijk.
- Owivo verwijdert gesprekken automatisch wanneer er vierentwintig maanden geen nieuw bericht in kwam, tenzij uw praktijk een kortere termijn vraagt.
- Het chatvenster bewaart enkele gegevens in uw browser, waaronder het gesprek tot vierentwintig uur lang. Zie de cookieverklaring (app.owivo.com/cookies).
Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, richt u dan tot uw praktijk. Komt uw vraag bij Owivo terecht, dan bezorgt Owivo ze zonder onnodige vertraging aan uw praktijk.
3. Wat Owivo voor zichzelf verwerkt
| Wat | Van wie | Welke gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond | Hoe lang |
|---|---|---|---|---|---|
| Account | Medewerkers van praktijken | Naam, e-mailadres, rol, wachtwoord als hash, praktijk, bij aanmelden met Google of GitHub het kenmerk van dat account | Toegang geven tot de omgeving, beveiliging, meldingen over de dienst | Overeenkomst met de praktijk (art. 6.1.b AVG); voor medewerkers die geen partij zijn: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Zolang het account bestaat, daarna één jaar |
| Aanvaarding van de voorwaarden | Wie de praktijk registreert | Naam, e-mailadres, versie, datum en uur van aanvaarding | Bewijzen wat de praktijk aanvaardde | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Zolang de omgeving van de praktijk bestaat |
| Facturatie | De praktijk en haar contactpersoon | Naam, adres, btw-nummer, e-mailadres, abonnement, betaalstatus. Kaartgegevens ziet Owivo niet | Facturen opmaken, betalingen opvolgen, boekhouding | Overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6.1.b en c AVG) | Tien jaar vanaf 1 januari na het jaar van de factuur (artikel 60 btw-wetboek) |
| Ondersteuning | Wie Owivo mailt | Naam, e-mailadres, inhoud van het bericht | De vraag beantwoorden | Overeenkomst of gerechtvaardigd belang | Twaalf maanden na het laatste bericht, langer als het bericht bij een factuur of geschil hoort |
| Nieuws over Owivo | Wie zich inschrijft om op de hoogte te blijven | E-mailadres, waar de inschrijving gebeurde, de getoonde toestemmingstekst, datum en uur | Nieuws sturen over nieuwe functies van Owivo | Toestemming (art. 6.1.a AVG), op elk moment in te trekken | Tot uitschrijving; daarna enkel het e-mailadres op een blokkeerlijst zodat we niet opnieuw mailen |
| Contactformulier owivo.com | Bezoekers die het formulier invullen | Naam, e-mailadres, praktijk, bericht | De vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Twaalf maanden |
| Proefassistent op owivo.com/try | Bezoekers die hun website laten inlezen | Het webadres van de praktijk, het IP-adres om misbruik te beperken, het gesprek met de proefassistent | Een voorbeeld van de assistent tonen en misbruik tegengaan | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | De proefassistent en zijn gegevens worden automatisch verwijderd na korte tijd |
| Verkoopchat op owivo.com | Bezoekers die de chat gebruiken | Het gesprek en wat u zelf opgeeft, een bezoekerskenmerk in uw browser | Vragen over Owivo beantwoorden | Toestemming via de cookiebanner (art. 6.1.a AVG) | Vierentwintig maanden na het laatste bericht, zoals voor elke praktijk |
| Prospectie | Tandartspraktijken | Naam van de praktijk, website, algemeen e-mailadres en telefoonnummer zoals de praktijk ze zelf publiceert | Praktijken voorstellen om Owivo te gebruiken | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Tot u bezwaar maakt; na een duidelijk nee nog dertig dagen, daarna enkel de vermelding dat u niet gecontacteerd wil worden |
| Foutopvolging | Gebruikers van de site die dat toestaan | Technische foutmeldingen zonder naam of inhoud | Fouten opsporen en oplossen | Toestemming via de cookiebanner (art. 6.1.a AVG) | Volgens de bewaartermijn van de foutopvolgingsdienst, als die aanstaat |
| Serverlogs | Iedereen die de dienst gebruikt | Tijdstip, gevraagde pagina, technische foutmeldingen | De dienst draaiende houden en beveiligen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | Worden bij de hostingpartner na een beperkte termijn automatisch verwijderd |
U bent niet verplicht gegevens te geven. Zonder naam en e-mailadres kan Owivo wel geen account aanmaken, en zonder facturatiegegevens geen abonnement leveren.
Owivo neemt over u geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen hebben (artikel 22 AVG).
Het gerechtvaardigd belang van Owivo is telkens: de dienst veilig leveren en verbeteren, bewijs bewaren en zijn eigen onderneming laten groeien. U kunt daartegen altijd bezwaar maken (punt 7).
4. Ontvangers
Owivo verkoopt geen gegevens. Owivo geeft ze alleen door aan:
| Ontvanger | Waarvoor |
|---|---|
| Railway Corporation | Hosting van de applicatie en de databank, in de EU (Amsterdam) |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Verzenden van e-mails |
| Stripe Payments Europe, Limited (Ierland) | Betalingen; Stripe is daarvoor ook zelf verantwoordelijke |
| Billit NV (Gent) | Elektronische facturen via Peppol |
| OpenRouter, Inc. en het taalmodel van Anthropic | Antwoorden van de verkoopchat en de proefassistent |
| Cloudflare, Inc. | Opslag van bestanden |
| Expo (650 Industries, Inc.) | Pushmeldingen naar de mobiele app van medewerkers, zonder patiëntgegevens |
| Google en GitHub | Alleen als u zich met dat account aanmeldt |
| Een boekhouder | Boekhouding en aangiften |
| Overheden | Alleen wanneer de wet dat oplegt |
Wordt de activiteit van Owivo ingebracht in een vennootschap, dan gaan de gegevens over naar die vennootschap, die dezelfde verplichtingen overneemt.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Enkele ontvangers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Owivo geeft gegevens alleen aan hen door met een instrument van hoofdstuk V AVG: het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de ontvanger daaronder gecertificeerd is (adequaatheidsbesluit (EU) 2023/1795), en anders, of als terugval, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie van 2021 (Besluit (EU) 2021/914). U kunt een kopie opvragen via info@owivo.com.
6. Beveiliging
Owivo neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Het verkeer loopt over TLS, wachtwoorden worden bewaard als bcrypt-hash, agendatoegangen worden in de applicatie versleuteld met AES-256-GCM en de toegang tot de productieomgeving is beschermd met tweestapsverificatie. De volledige lijst staat in Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst (app.owivo.com/verwerkersovereenkomst).
7. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar (artikelen 15 tot 21 AVG). Steunt een verwerking op uw toestemming, dan kunt u die op elk moment intrekken, bijvoorbeeld via Cookievoorkeuren onderaan owivo.com. Wat al gebeurde blijft rechtmatig.
Mail daarvoor naar info@owivo.com. Owivo antwoordt binnen een maand. Owivo kan u vragen wie u bent als dat nodig is om de juiste gegevens te vinden.
Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Wijzigingen
Owivo past deze verklaring aan wanneer er iets verandert aan de verwerking. De datum bovenaan toont de laatste versie. Praktijken krijgen een belangrijke wijziging vooraf per e-mail.